Controle de Caixa e Fluxo de Caixa - Funções indispensáveis para qualquer negócio.

O objetivo do Controle de Caixa é validar se os valores que estão na gaveta da sua caixa registradora. Com este controle erros de troco, registro de pagamento feito em cartão como em dinheiro são identificados rapidamente.

É uma excelente forma de garantir que a contabilidade do dia esta correta, não é uma ferramenta para controle financeiro (fluxo de caixa), detalhes mais abaixo.

Mudanças: A partir de agora é necessário habilitar o controle de caixa para cada forma de pagamento.

Clique em Configurar no menu à esquerda e em seguida clique em Pagamento no menu superior;

Depois clique em [Abrir] ao lado da forma de pagamento que deseja controlar a gaveta, normalmente Dinheiro;

Em Controle de Caixa, clique em Sim e em seguida clique em Salvar;

Pronto, o controle de caixa estará novamente habilitado para esta forma de pagamento.

Entenda a diferença entre Controle de Caixa e Fluxo de Caixa:

Controle de Caixa é um instrumento que tem como principal finalidade registrar as entradas e saídas do dinheiro movimentado diariamente no caixa da empresa, gerando assim histórico de transações e evitando desvio de recursos por terceiros, este controle é fundamental para verificar o realizado (dinheiro/valor recebido no dia) permitindo que o proprietário saiba se houve divergências nos valores de serviços pagos pelos clientes e no reportado pelo responsável pela cobrança dos serviços. Esta função é extremamente importante e essencial quando o proprietário do estabelecimento delega a função de recebimento dos serviços para uma outra pessoa.

Fluxo de Caixa é um instrumento gerencial que através da analise histórica permite projetar para períodos futuros entradas e saídas de recursos financeiros da empresa. Nele são laçados dados como contas a pagar, contas a receber,  vendas, despesas e todos os demais elementos que representem as movimentações de recursos financeiros da empresa.  Com base no histórico das operações financeiras da empresa, é possível projetar todas as entradas e saídas de recursos de um determinado período e assim acompanhar o que foi projetado x realizado. Com estas informações nas mãos o gestor do estabelecimento pode tomar as devidas providências quando o realizado não foi de acordo com o  projetado.

Vamos à um exemplo:

Se em um determinado mês seu estabelecimento esperava faturar R$12.000,00, porém faturou apenas R$10.000,00 e seus gastos foram de R$12.000,00, a empresa fechou o mês com um prejuízo de R$2.000.

Com esta informação o administrador ou o proprietário pode analisar seu histórico e deve tentar diminuir os gastos para equilibrar as contas no mês seguinte e assim conseguir tirar a empresa do negativo e o que irá ajudar nestas projeções é exatamente o histórico do Fluxo de Caixa e não o Controle de Caixa.

Como devo operar o Controle de Caixa?

Abaixo listamos um passo a passo de como utilizar o Controle de Caixa do SuperAgendador.Com

1 ) Todos os dias ao chegar ao estabelecimento, o proprietário deve abrir o caixa e informar os valores (normalmente em dinheiro) que deixará na gaveta de troco do estabelecimento.

2) Com estas informações nas mãos o proprietário deve clicar sobre o “ABRIR CAIXA” conforme demonstrado na figura abaixo:

3) Ao clicar sobre Abrir Caixa”, irá abrir a janela onde você deve informar o saldo inicial do caixa. Faça o lançamento dos valores que você irá deixar na gaveta.

No exemplo abaixo iremos abrir o caixa com somente R$10,00 em dinheiro, para ser usado como troco.

4)  Ao finalizar os lançamentos basta clicar em “ABRIR CAIXA” e você deverá receber a mensagem de “OPERAÇÃO EFETUADA COM SUCESSO”. Pronto o controle de caixa está aberto e registrando todas as comandas.

Agora para entendermos como o sistema se comporta criamos como exemplo uma única comanda com o serviço de corte feminino com o custo de R$50, este valor será usado na simulação do fechamento do caixa do dia.

5) Digamos que o dia encerrou então agora vamos  prosseguir com o fechamento. Para tal clique sobre “Fechar Caixa”.

6) Ao aparecer a tela solicitando os valores de saldo, o recepcionista ou o responsável pela cobrança dos serviços deverá somar todos os valores, dinheiro, cartões, que etc.., e então lançar os valores nos campos pré-definidos. Perceba que em nosso exemplo abaixo lançamos R$60, esta valor é a soma dos R$10 que já existia ao lançarmos na abertura do caixa somados aos R$50 do “Corte Feminino” da comanda que havíamos criado.

7) Após lançar os valores basta clicar em “Fechar Caixa”, caso os valores informados pelo recepcionista estiverem correto o sistema apenas irá mostrar a mensagem “Operação Efetuada com Sucesso” e enviará uma um e-mail ao proprietário do estabelecimento com  o relatório de lançamentos e a informação que o caixa foi fechado corretamente.

Se por algum motivo houver inconsistência no valor informado no momento do fechamento o sistema irá apresentar a seguinte mensagem ao operador “valores informados diferentes do esperado.”  E imediatamente irá enviar um relatório detalhado para o e-mail do proprietário com o assunto “Erro no Fechamento de Caixa”.

Lembre-se: Esta funcionalidade é essencial para que o proprietário possa acompanhar o dia a dia do seu negócio, mesmo estando a muitos quilômetros de distância.

SuperAgendador.Com - Sistema de gestão online para salões, clinicas e esmalterias.